Постановление № 40 от 15.05.2024 г. "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района Саратовской области"
- МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
- МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
- ОБЛАСТИ
от 15.05.2024 г. № 40
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района Саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в администрации муниципального района, в соответствии с Постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года № 88 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области», руководствуясь Уставом Приволжского муниципального образования:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района согласно приложению.
2. Должностным лицам администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района обеспечить строгое выполнение Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением.
3. Признать утратившим силу постановление от 29.12.2017г. № 96 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования».
Глава Приволжского МО Т.Ж. Джусубалиев
Приложение
к постановлению администрации Приволжского муниципального образования
от 15.05.2024 г. № 40
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации Марксовского муниципального района (далее администрация);
отдел делопроизводства – структурное подразделение администрации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ- документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в администрацию и созданных ей за определенный период;
документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности администрации;
вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
согласование документа, визирование – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
лист согласования (визирования) документа – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;
гриф согласования – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;
виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;
подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
утверждение документа – способ придания документу правового статуса;
гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;
гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;
дата документа – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;
место составления (издания) документа – реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации документа;
резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
текст документа – основная содержательная часть документа;
адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);
отметка о поступлении документа – реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;
отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса;
печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке;
официальное опубликование документа – первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном печатном издании;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации, помещенное в отдельную обложку;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение;
заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;
внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;
информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение, доступ к ним, а также регистрацию документов;
включение документа в систему электронного документооборота – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным способом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов (данных, описывающих контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающих управление документами в информационной системе), сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архив – структурное подразделение администрации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
критерии экспертизы ценности документов – признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов;
срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;
временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив (или архивохранилище) администрации или уничтожения;
перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения;
документ временного срока хранения – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
архивный шифр – обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;
опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения;
уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;
информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
официальный сайт органа местного самоуправления (далее - официальный сайт) – сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат органу местного самоуправления;
сетевой адрес – идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему.
Иные понятия и термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, соответствуют понятиям и терминам, определенным в законодательстве Российской Федерации.
- Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации и ее структурных подразделениях. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания «В дело». В развитие отдельных положений Инструкции отдел по обеспечению документооборота (далее - канцелярия) администрации может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль исполнения документов осуществляется на основании данной Инструкции.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами.
1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации, ее структурных подразделениях, а также контроль соблюдения требований Инструкции осуществляет канцелярия администрации.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
Работники администрации, ее структурных подразделений ведут делопроизводство в соответствии с Инструкцией.
1.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации и ее структурных подразделений. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях с Инструкцией и со структурой администрации.
Требование Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате служебных документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и начальнику канцелярии администрации, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении сотрудников от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.5. Передача документов из канцелярии осуществляется по реестру (рассылке), составленному исполнителем документа. Передача документов, их копий в организации, не указанных в реестре, допускается с разрешения исполнителя или заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации.
1.6. Проекты писем, постановлений, распоряжений, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.7. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера.
- Прием поступающей корреспонденции
2.1. К регистрации в канцелярии администрации принимаются документы, адресованные главе муниципального района. Документы, адресованные другим должностным лицам, регистрируются в соответствующих приемных и структурных подразделениях администрации.
2.2. Корреспонденция принимается и учитывается в канцелярии администрации. При приеме корреспонденции лично в руки, в разносной книге отправителя или на втором экземпляре документа ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ. Если текст предполагает незамедлительное исполнение, специалист передает главе муниципального образования оригинал, а копию передает для информирования в приемную заместителя главы администрации, курирующего соответствующее направление.
2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставка, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, при обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой – приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.
- Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация служебных документов – это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
3.2. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.
3.3. В администрации обращения граждан регистрируются и обрабатываются в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Саратовской области от 29 июля 2010 года № 142-ЗСО «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в государственные органы Саратовской области и органы местного самоуправления».
Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, и передается без вскрытия главе муниципального образования. На не вскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.
Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
- регистрируемая с поставкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
- регистрируемая без постановки на контроль.
К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области, депутатов областной Думы, а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятия решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, если по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
3.5. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).
3.6. На документах, поступивших до 17 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 17 часов – регистрационный номер с датой следующего дня, на поступивших после 17 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни – дата первого следующего за ними рабочего дня. Входящая корреспонденция регистрируется в системе электронного документооборота «Практика» (далее СЭД «Практика»).
3.7. Входящая корреспонденция регистрируется путем проставления штампа либо отметки о поступлении в нижнем правом углу первой страницы с указанием даты поступления и регистрируемого номера (при необходимости – часы и минуты). Номер регистрации состоит из номера приемной адресата и порядкового входящего номера.
3.8. Договоры и соглашения, заключенные администрацией и подписанные главой муниципального района, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях администрации, их тексты хранятся там же и передаются в установленном порядке в архив администрации.
Передача документов специалистами приемных на рассмотрение руководителям производится в день их получения. Документы с грифом «Срочно», особо важные документы и телеграммы передаются незамедлительно после их получения.
Контроль за исполнением и списание документа «В дело» осуществляется специалистом приемной, в который первоначально направлен документ.
3.9. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется сотрудниками администрации, ответственными за ведение делопроизводства, которые вручают документы под роспись в реестре входящих документов.
- Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «подлежит возврату».
4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях.
В случае если, не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним, рабочий день.
Документ с пометкой либо наличием в тексте слов:
«немедленно», «незамедлительно», «срочно», «весьма срочно» – исполняется в течение 3 рабочих дней;
«в кратчайший срок», «в возможно короткий срок», «оперативно» – в течение 10 рабочих дней.
Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется секретариатом заместителя главы администрации, куда первоначально направлен документ из канцелярии администрации.
Если документ с резолюцией главы муниципального образования адресован нескольким должностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностного лица, фамилия которого стоит первой.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя. При получении руководителем информации от исполнителя о выполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.
Закрытие документа и его списание «В дело» производится на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставит отметку «В дело».
4.5. Отметка об исполнении и списании документа «В дело» помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
- Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации. Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.2. Исходящие документы, подписанные главой муниципального образования, подлежат регистрации в канцелярии на электронных карточках в СЭД «Практика». Документы, подписанные заместителем главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации регистрируются в соответствующих приемных в карточках регистрации документов в СЭД «Практика».
Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «подлежит возврату». Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии администрации. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в канцелярии администрации в случае необходимости могут быть выданы по требованию главы муниципального района, заместителя главы администрации. Заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации или исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.
Исходящие документы за подписью главы муниципального образования, заместителя главы администрации, администрации отправляются АО «Почта России» исполнителем. В конце текущего месяца исполнитель документа сдает реестр отравленной корреспонденции АО «Почта России» в канцелярию.
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234, в следующем порядке:
для юридического лица – полное или краткое наименование,
для гражданина – фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.
5.4. Исходящая корреспонденция рассылается в течение двух рабочих дней, срочная корреспонденция отправляются в течение рабочего дня.
5.5. Для эффективного использования всего массива документов (входящих и исходящих) создаются поисковые системы.
адресант (автор);
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
индекс дела по номенклатуре дел;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
отметка о контроле;
гриф ограничения доступа;
сведения об электронной подписи;
проверка электронной подписи;
подразделение – ответственный исполнитель документа;
файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
- Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1. Нормативные, распорядительные, информационные и иные документы (постановления, поручения, распоряжения, протоколы, акты, письма и др.) (далее документы), которые готовятся в администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов Инструкцией.
6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:
02 – герб Муниципального образования;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код администрации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации, подготовившей документ;
09 – справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению реквизитов документов:
6.3.1. Для изготовления документов администрации используют бланки.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» и на бланках администрации района и должностных лиц не допускается.
6.3.3. Код администрации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование организации, структурного подразделения, подготовившего документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района или в Положении о соответствующем структурном подразделении.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15 мая 2005 года (в конце точка не ставится).
Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2005 года (приложение № 3 Инструкции).
В случае если, документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Маркса, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу («Конфиденциально» и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации
6.3.15. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу – после фамилии.
Допускается центрирование каждой строки реквизита «Адресат» по отношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
|
Минюст России Управление систематизации законодательства |
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
|
ЗАО «Торговый мир» Главному бухгалтеру Л.П.Николаевой |
или
|
Генеральному директору ОАО «Энергия» А.А.Галкину |
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
|
Руководителям органов исполнительной власти Саратовской области |
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес, например:
|
Правительство Саратовской области, 410042, г. Саратов, ул. Московская, д. 72 |
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
|
Борисовой В.А. 410000, г. Саратов, ул. Московская, д. 45, кв. 4 |
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
УТВЕРЖДАЮ: Директор ОАО «Полюс К» ____________ В.С.Попов (личная подпись) 7 августа 2005 года |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
|
УТВЕРЖДЕНО: приказом министра финансов Саратовской области от 15 мая 2005 года № 12 |
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центрирование элементов относительно его самой длинной строки.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
|
Н.Н.Жукову Прошу подготовить проект распоряжения по данному вопросу к 5 мая 2005года Личная подпись 20 апреля 2005 года |
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным, например: «О направлении договора», «Об изменении штатного расписания».
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «О создании комиссии», распоряжение (о чем?) «О назначении Петрова Н.И.».
Заголовок начинается с заглавной буквы, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом – 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации», действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах «Адрес» (юридическому лицу), «Подпись». В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, Инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая – номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил» и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили» и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов местного самоуправления, их структурных подразделений (положения, Инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комитет осуществляет функции», «в состав отдела входят», «комиссия установила», «администрация полагает»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («прошу подготовить», «прошу предоставить»);
от третьего лица единственного числа («комитет не возражает», «Комитет направляет).
Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение о комитете образования администрации на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета образования администрации на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: рекомендации по пожарной безопасности в отделе по делам гражданской обороны и приложения к ней, на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям администрации на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:
|
Приложение к распоряжению администрации от 14 июля 2005 года № 458-р |
Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита. Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.24.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «Подпись» не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Председатель комитета |
Личная подпись |
В.А.Казаков |
|
Заместитель председателя комитета |
Личная подпись |
Е.И.Кравцова |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Председатель комитета образования администрации |
Личная подпись |
А.В.Сидоров |
|
Председатель комитета культуры, спорта и молодежной политики администрации |
Личная подпись |
В.М.Петров |
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
|
Председатель комиссии Б.Д. Никольский |
Личная подпись |
|
Заместитель председателя комиссии Т.Н. Кожевникова |
Личная подпись |
|
Секретарь комиссии И.Е. Миронова |
Личная подпись |
|
Члены комиссии: |
|
|
А.И. Алексеев |
Личная подпись |
|
Б.Б. Бочкарев |
Личная подпись |
|
В.В. Комарова |
Личная подпись |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта.
Цель согласования – подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
|
СОГЛАСОВАНО: Заместитель главы администрации Личная подпись И.И.Иванов 26.08.2003 года |
Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Документы заверяются печатью организации.
|
Верно: |
Начальник отдела по обеспечению документооборота |
|
И.И. Иванов |
|
|
26.07.2012 года |
|
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.
6.4.1. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Устанавливаются следующие виды бланков:
– бланк распоряжения главы Приволжского муниципального образования;
– бланк постановления администрации;
– бланк распоряжения администрации;
– бланк письма администрации;
6.4.2. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа.
6.4.3. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными Главой муниципального образования.
При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов.
6.4.5. Для бланков применяются следующие поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 7;
нижнее – 20.
Второй и последующие листы документа должны иметь следующие поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
6.4.7. Бланки хранятся в прочных металлических шкафах и подлежат строгому учету.
6.5. На бланках проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах.
Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел.
6.6. Документы по исполнению поручений, данных главой муниципального района на постоянно-действующих, выездных и других совещаниях с участием главы муниципального образования оформляется следующим образом:
– заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола, например: «О ходе исполнения п.1.2. протокола постоянно-действующего совещания у главы администрации от 15 апреля 2006 года № 25»;
– в первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: Во исполнение поручения «Подготовить предложения о …» сообщаю»;
– заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения, например: «Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года».
- Подготовка проектов постановлений и распоряжений
администрации
7.1 Муниципальные правовые акты администрации издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законодательства Саратовской области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Под нормативным муниципальным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом местного самоуправления в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц. Нормативными муниципальными правовыми актами являются постановления администрации.
7.3. Под ненормативным муниципальным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом. Ненормативными муниципальными правовыми актами могут быть постановления и распоряжения администрации.
Проекты постановлений (распоряжений) вправе вносить заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата администрации, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации. Проекты решений Собрания Марксовского муниципального района оформляются в соответствии с регламентом Собрания муниципального района, утвержденным решением Собрания муниципального района от 13 мая 2006 года № 4129.
Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.
При согласовании проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту, с указанием вида акта, даты, номера и заголовка.
В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации (юридического лица), при его согласовании в отдел по правовому обеспечению администрации вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости, нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.
7.6. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
Тексты муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
– конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;
– точное наименование организаций – исполнителей задания;
– порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;
– поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
– указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо;
– указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
7.7. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (комитетам, управлениям, отделам), формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: «В целях...», «В связи с...», «В соответствии...», «Приказываю...». В отношении организаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной власти области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы такие как «предложить», «рекомендовать». В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции администрации, по которым они вправе давать общеобязательные указания.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: «решить вопрос», «обратить внимание» и т.д. в правовых актах не рекомендуется.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: «Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации согласно приложению».
7.11. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
«Пункт 3 распоряжения администрации от.......... № …... «О ...» изложить в следующей редакции:
«3. ...(текст новой редакции пункта).».
7.12. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
«Пункт 4 распоряжения администрации от......... № ….. «О ...» после слов «...» дополнить словами «....».
7.14. В случае, когда к правовому акту администрации приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.
7.16. Перед направлением проекта на согласование в листе согласования делается запись с указанием структурного подразделения, который вносит проект на рассмотрение. Например: «Проект внесен отделом …..»
7.17. Проекты постановлений и распоряжений администрации должны пройти согласование. Согласование оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта (приложение 4).
7.18. Проекты документов визируются:
– заместителем главы администрации (по закрепленным за ним вопросам);
– исполнителем, вносящим проект.
7.19. Приложения к документу визируются заместителем главы администрации, курирующим структурное подразделение, вносящее проект, заместителем главы администрации.
К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный и подписанный исполнителем проекта.
7.20. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечание и прилагает его к этому проекту.
Проекты соглашений и договоров согласовываются:
– заместителем главы администрации;
– исполнителем, вносящим проект.
7.21. При согласовании проектов муниципальных программ (изменений в муниципальные программы) прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия муниципальной программы (внесения изменений в муниципальную программу) и финансово-экономическое обоснование, включающее расчеты объемов финансового обеспечения программы за счет средств местного бюджета на весь период ее реализации (расчеты изменения объемов финансового обеспечения муниципальной программы за счет средств местного бюджета в соответствующем периоде и их влияние на изменение целевых показателей муниципальной программы ), а также в случае увеличения обязательств – указание источников их финансового обеспечения.
Ответственность за нарушение сроков согласования несут должностные лица, участвующие в согласовании проектов документов.
Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) не должен превышать 1 рабочего дня.
Срок согласования для отдела по правовому обеспечению администрации, в случае проведения антикоррупционной экспертизы, не должен превышать 5 рабочих дней. В исключительных случаях, с учётом особой срочности, срок согласования составляет 2 рабочих дня.
При направлении с учётом приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 2 ноября 2007 года № 155 «Об организации прокурорского надзора за законностью нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления» копию проекта в Марксовскую межрайонную прокуратуру, проект возвращается разработчику. После получения из Марксовской межрайонной прокуратуры заключения о соответствии указанного проекта законодательству разработчик проекта принимает меры по устранению обоснованных замечаний, изложенных в заключении (при их наличии), и представляет доработанный проект в отдел по правовому обеспечению администрации на согласование.
Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряжений администрации (срочность определяется заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации) составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (для отдела по правовому обеспечению – 1 рабочий день).
В процессе согласования проекта в тексте документа допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.
Имеющиеся у должностного лица замечания и возражения по тексту излагаются в заключении. Если замечания не принимаются, составитель проекта готовит отзыв на заключение с обоснованием своей позиции. Если замечания принимаются, также пишется отзыв на заключение с указанием, что замечания учтены.
Отзыв на заключение готовится в двух экземплярах, один из которых прилагается к проекту документа, а второй экземпляр в обязательном порядке направляется в структурное подразделение администрации, подготовившее заключение, для дальнейшей работы с ним.
7.22. Окончательный чистовой вариант готовится с учетом поправок, должностным лицом, вносящим проект.
7.23. Электронный вариант документа должен соответствовать документу на бумажном носителе. В случае их несоответствия учитывается текст проекта на бумажном носителе.
7.24. Подготовленные и согласованные проекты документов исполнителем передаются в канцелярию для представления на подпись главе муниципального образования.
7.25. После подписания главой муниципального образования постановления и распоряжения, присваиваются порядковые регистрационные номера.
7.26. Все подписанные постановления и распоряжения регистрируются и рассылаются канцелярией в соответствии со списком рассылки, который определяется исполнителем, не позднее 3-х дневного срока.
7.27. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются круглой печатью «Для документов № 1».
7.28. Оригиналы постановлений и распоряжений администрации хранятся в канцелярии администрации до передачи в архив.
VII.I. Подготовка проектов писем администрации
7.1.1. Проекты писем разрабатываются структурными подразделениями администрации.
7.1.2. Письмо печатается на чистом листе бумаги формата А4, иметь поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
При подготовке проекта письма в части написания адресата, заголовка, текста и приложений необходимо руководствоваться положениями пунктов 6.3.15, 6.3.18, 6.3.20, 6.3.21 Инструкции.
Подпись располагается под текстом письма на расстоянии 3-4 интервалов
7.1.3. Подготовленный проект письма визируется:
– исполнителем;
– заместителем главы администрации.
7.1.4. К проекту письма должны быть приложены следующие документы:
– копия письма, на которое дается ответ – если проект письма является ответным;
– справка о рассмотрении запроса депутата Государственной Думы Российской Федерации или депутата Саратовской областной Думы, подписанная курирующим соответствующее структурное подразделение, заместителем главы администрации, если проект письма является ответом на депутатский запрос по обращениям граждан.
VII.II. Работа с проектами нормативных правовых актов администрации
7.2.1. Нормативные правовые акты администрации издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Саратовской области, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, а также по инициативе исполнительных органов в пределах их компетенции.
Структурные подразделения администрации не вправе издавать нормативные правовые акты.
Реквизиты проектов нормативных правовых актов администрации оформляются в соответствии с требованиями раздела VI Инструкции.
7.2.4. Проекты нормативных правовых актов администрации подлежат обязательному согласованию.
7.2.5. Согласование проекта акта с государственными органами и организациями производится в случае, если в проекте содержатся нормы, рекомендации, поручения, касающиеся других, государственных органов и организаций.
7.2.6. Проекты нормативных правовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с положением (правилами, порядком) о проведении антикоррупционной экспертизы в администрации.
VIII. Машинописные работы
8.1. Согласованные проекты постановлений и распоряжений оформляются на бланки на бумажном и электронном носителе.
Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.2. Машинописные работы должны выполняться непосредственно в администрации с соблюдением установленных правил печатания.
8.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов.
8.4. До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие приложений. Особое внимание должно быть обращено на правильное написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания администрации.
9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.
9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом «Заголовок», состоит из разделов: «Председатель», «Присутствовали», «Повестка дня». В разделе «Председатель» протокола указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания или председательствующего на заседании.
В разделе «Присутствовали» протокола заседания указываются присутствовавшие на заседании.
В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос «О чем?», например: «Об итогах...», «О деятельности...».
9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.
В разделе «РЕШИЛИ» излагается текст, принятых на совещании (заседании) решений с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения.
9.6. Протоколы заседаний администрации при главе муниципального образования составляются, нумеруются и датируются отделом по организационной работе, обращениям граждан и взаимодействию с территориями (далее организационный отдел), подписываются главой муниципального образования либо должностным лицом, уполномоченным вести данное заседание.
9.7. Проколы еженедельных оперативных и рабочих совещаний главы муниципального образования оформляются в виде таблицы:
в графе 1 – порядковый номер;
в графе 2 – наименование поручений;
в графе 3 – исполнитель;
в графе 4 – сроки исполнения.
Протокол утверждается главой муниципального образования, подписывается должностным лицом, который вел протокол.
X. Основные положения работы с обращениями граждан
10.3. Прием граждан проводится главой муниципального образования, должностными лицами администрации, в соответствии с графиком, утвержденным главой муниципального образования. Предварительная запись на прием прекращается за два рабочих дня до приема граждан руководителем. Перенос даты, времени приема, замена руководителей, указанных в графике, возможны в случае изменения их графика работы и по письменному согласованию с заместителем главы администрации.
10.4. Обращения, зарегистрированные, ежедневно передаются под роспись главе муниципального образования.
10.5. Ответы на обращения должны содержать конкретную и четкую информацию о принятых мерах и результатах рассмотрения по всем вопросам, поставленным в обращении, а также соответствовать требованиям к оформлению документов. Если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, обращение возвращается исполнителю для дополнительного рассмотрения.
X.I. Основные положения работы с запросами областной Думы
и запросами депутатов областной Думы (депутатскими запросами)
10.1.1. Депутатский запрос, поступающий в канцелярию, к которому прилагается заявление гражданина (граждан), передается в отделе по организационной работе и обращениям граждан и взаимодействию с территориями администрации, где регистрируется и контролируется в установленном порядке.
XI. Документальный фонд администрации
11.1. Формирование документального фонда администрации осуществляется администрации путем составления номенклатуры дел. Формирование и оформление дел, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел в отдел по делам архивов администрации осуществляется руководителями структурных подразделений.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а в архиве администрации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования , перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих структурных подразделений, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий администрации о прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии администрации включаются в номенклатуру дел ликвидируемого органа).
Согласовывается номенклатура дел с архивом администрации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации.
В течение года по согласованию с канцелярией в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); названия структурного подразделения (автор документа); название органа местного самоуправления, исполнительной власти либо организации, которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разное», «разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу (например: «Документы к протоколам заседания коллегии …»).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Марксовского района научно-технической документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Министерством образования по вопросам подготовки кадров».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций о социальной защите населения».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые планы финансовых мероприятий», «Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
XII. Формирование и оформление дел
В администрации дела формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30-35 мм). При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела по делам архивов администрации.
12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 7), в которой указываются наименование органа исполнительной власти области, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование структурного подразделения администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой администрации;
номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации;
дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
срок хранения дела – переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 8), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
12.10. В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк.
XIII. Организация оперативного хранения документов
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы муниципального образования или заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации, по актам.
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
14.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истекли.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации.
По этим описям документы сдаются в отдел по делам архивов администрации.
14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения администрации.
14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению (приложение № 10) рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно с описями дел и утверждаются главой муниципального образования, после утверждения ЭПК администрации описей дел постоянного хранения; после этого администрация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы администрации не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
15.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой.
15.2. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются в журнале и выдаются под расписку.
15.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи.
На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.
15.3.1. Круглая гербовая печать администрации ставится на подпись главы муниципального образования, а также на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в договорах, свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств, в трудовых книжках работников администрации.
15.3.2. Круглая печать «Для документов» ставится на подпись руководителей структурных подразделений администрации (кроме структурных подразделений, имеющих собственную печать), на размноженные экземпляры распоряжений, постановлений администрации и приложений к ним, при выдаче заверенных копий постановлений, распоряжений администрации и приложений к ним, писем и иных документах, требующих заверения.
15.4. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.
15.5. О случае потери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность глава муниципального образования, заместитель главы администрации.
15.6. Контроль за правильность хранения и использования круглой гербовой печати администрации, бланков, штампов администрации, круглой печати «Для документов» осуществляет заместитель главы администрации.
Контроль за правильность хранения и использования бланков, печатей и штампов структурных подразделений возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
XVI. Особенности работы с электронными
документами в администрации
16.4. Состав электронных документов, создаваемых в администрации, определяется в соответствии с постановлением администрации от 19 мая 2014 года № 1058 «О документах, создаваемых и подписываемых в электронной форме в системе электронного документооборота».
16.5. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица администрации в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
16.6. В системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
16.8. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, канцелярия, секретари приемных заместителей главы администрации осуществляют проверку действительности электронной подписи.
17. Порядок подготовки доверенностей от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования
17.1. Подготовка доверенностей от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Приволжского муниципального образования, Инструкцией по делопроизводству в администрации.
17.2. Доверенности от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования выдаются для представления интересов администрации, главы Приволжского муниципального образования в судах, составляющих судебную систему Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях, предприятиях и учреждениях всех форм собственности.
Данное действие в администрации не распространяется на доверенности на получение товарно-материальных ценностей, выдаваемых в порядке, предусмотренном постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 года № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
17.3. Форма и содержание доверенности должны соответствовать требованиям Гражданского кодекса Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в администрации.
17.4. Доверенность, выдаваемая от имени администрации, выдается за подписью Приволжского муниципального образования или иного лица, уполномоченного на это Уставом Приволжского муниципального образования или иным муниципальным правовым актом, оформляется на бланке администрации с приложением оттиска печати администрации.
Доверенность, выдаваемая от имени Приволжского муниципального образования, выдается за подписью Приволжского муниципального образования и оформляется на бланке администрации Приволжского муниципального образования.
17.5. Доверенность должна содержать следующие сведения:
1) регистрационный номер;
2) место составления;
3) дата совершения;
4) сведения о представителе:
- занимаемая должность (при выдаче доверенности лицу, не являющимся сотрудником администрации, указывать его должность не обязательно);
- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
- паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
5) сведения об объеме предоставленных полномочий;
6) срок действия доверенности;
7) подписи представителя и Приволжского муниципального образования или иного уполномоченного лица.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
17.6. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено, передоверие по доверенности не допускается.
17.7. Доверенность должна содержать полномочия, передаваемые представителю, которые должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание.
17.8. Доверенность может быть оформлена только на совершение правомерных действий, содержание её не может противоречить требованиям нормативных правовых актов, а также муниципальных правовых актов.
17.9. Доверенность может иметь разовый характер, то есть в ней могут быть предусмотрены полномочия на совершение представителем разового действия (например, однократное получение определенных документов, заключение договора и т.д.).
17.10. Доверенность может иметь специальный характер, содержать полномочия на совершение нескольких совокупных или длящихся действий, неразрывно связанных общей целью, общим предметом и (или) общей процедурой и направленных на достижение одного юридического результата (например, доверенность на приобретение и (или) управление автомобилем, представительство в органах внутренних дел, налоговых органах и т.д.).
17.11. Доверенность для выполнения конкретных поручений, оформляется исходя из содержания поручений.
17.12. Подчистки, приписки и исправления в доверенности не допускаются.
17.13. Для подготовки доверенности на представление интересов администрации, Приволжского муниципального образования заинтересованное лицо разрабатывает проект доверенности в соответствии с пунктом 17.5 раздела 17 Инструкции по делопроизводству в администрации.
Проект доверенности визируется:
- заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации;
- курирующим заместителем главы администрации исполнителя, вносящего проект;
- начальником отдела по правовому обеспечению администрации;
- исполнителем, вносящим проект.
17.14. Проект доверенности изготавливается в двух экземплярах. Один экземпляр используется представителем, второй экземпляр с отметкой «Экземпляр администрации» хранится в отделе по правовому обеспечению администрации.
17.15. Подготовленный и согласованный проект доверенности передается Приволжского муниципального образования или иному уполномоченному лицу на подпись.
17.16. Доверенность на представление интересов администрации после подписания Приволжского муниципального образования заверяется печатью администрации.
На доверенности от имени Приволжского муниципального образования печать администрации не ставится.
17.17. Подготовленная доверенность регистрируется в журнале учета доверенностей, в котором присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года.
Журнал учета доверенностей содержит в себе следующие сведения:
- получатель доверенности,
- регистрационный номер доверенности,
- дата выдачи доверенности,
- срок действия доверенности,
- перечень полномочий представителя,
- дата и подпись о получении доверенности,
- отметка о прекращении доверенности,
- дата возврата доверенности, подпись в получении.
Структурным подразделением администрации, ответственным за ведение журнала учета доверенностей, является отдел по правовому обеспечению администрации.
17.18. Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
1) истечения срока действия доверенности;
2) отмены доверенности главой Приволжского муниципального образования или уполномоченным лицом; путем издания соответствующего распоряжения администрации;
3) изменения сведений о представителе, указанных в доверенности;
4) отказа представителя от выданной доверенности;
5) увольнение лица, являющегося сотрудником администрации;
6) возникновения иных фактов, которые в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации влекут прекращение доверенности.
В случае прекращения действия доверенности по основаниям указанным в подпунктах 2 – 4 пункта 17.18 раздела 17 Инструкции в администрации сторона должна письменно уведомить другую сторону в разумные сроки.
17.19. На курирующего заместителя главы администрации, исполнителя, вносящего проект доверенности, возлагается персональная ответственность за действия (бездействия) представителя при реализации полномочий, определенных выданной доверенностью.
|
Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
|
Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
|
Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 года (в конце точка не ставится).
2. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX-ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
X Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив – 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве – двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не «в полтора раза»).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двести бумаги..., ... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, ..., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
4. Написание часто употребляемых сокращений слов.
В постановлениях и распоряжениях администрации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.
5. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
- прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
- строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах):
|
метр – м |
тонна – т |
миллиметр – мм |
|
гектар – га |
килограмм – кг |
грамм – г |
|
секунда – с |
центнер – ц |
различные обозначения:
|
область – обл. |
миллион – мл. |
|
район – р-н (при названии) |
миллиард – млрд. |
|
город – г. |
рубль – руб. |
|
поселок – пос. |
село – с. (при названии) |
|
страница – с. (при цифрах) |
проспект – просп. |
|
площадь – пл. |
таблица – табл. |
|
улица – ул. |
проезд – пр. |
|
рисунок – рис. |
дом – д. |
|
другой (другие) – др. |
корпус – корп. |
|
прочее – пр. |
этаж – эт. |
|
и тому подобное – и т.п. |
и так далее – и т.д. |
|
и так далее – и т.д. |
то есть – т.е. |
|
кабинет – каб. |
пункт – п. |
|
статей – ст.ст. |
подпункт – пп. |
|
тысяча – тыс. |
лист – л. |
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
|
Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
к проектам постановлений и распоряжений администрации Приволжского муниципального образования
Проект внесен _____________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
|
Дата приема |
Дата подписи |
|||
|
Заместитель главы администрации, |
||||
|
Исполнитель |
|
Приложение № 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Администрация Приволжского муниципального образования
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________№_______
_____________________
(место составления)
на _______________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество единиц хранения |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
|
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Форма номенклатуры дел администрации Приволжского муниципального образования
|
Администрация Приволжского муниципального образования |
УТВЕРЖДАЮ: Глава Приволжского муниципального образования |
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
|
___________№_____________ |
|
|
__________________________ (место составления) |
|
|
на _______________ год |
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество единиц хранения |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭПК отдела по делам архивов администрации Приволжского муниципального образования от_____________№_____________ |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Итого |
|||
|
Начальник по обеспечению документооборота |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
|
Итоговые сведения переданы в архив |
|
|
Наименование должности передавшие сведения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение № 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
|
Ф. №________________ Оп. № ________________ Д. № ________________ |
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование органа местного самоуправления)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело № _________ Том № _______
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
_______________________
(крайние даты)
На _________ листах
Хранить __________
|
Ф. №________________ Оп. № ________________ Д. № ________________ |
|
Приложение № 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Внутренняя опись документов дела № __________
|
№ |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
Приложение № 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
Форма описи дел структурного подразделения
Администрация Приволжского муниципального образования
Наименование структурного
подразделения
Опись № __________
дел ________________________________________________
|
№ |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения* |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела |
||||||
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № _______________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________
Наименование должности
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела по делам
архивов администрации
муниципального района
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата___________________________
* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения
** При наличии ЭК структурного подразделения
|
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования |
|
Наименование структурного подразделения |
УТВЕРЖДАЮ: (Руководитель структурного подразделения) Подпись (расшифровка) Дата |
АКТ № ___________
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
дальнейшему хранению
На основании ____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы: _________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
|
№ |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номер описи |
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого дел за ______ годы ____________________________________________
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК от __________ № _______ |
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______ кг сданы в: _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________ № ________
Наименование должности
работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти области графы 4, 5 не заполняются.
|
Глава Приволжского МО |
Т.Ж. Джусубалиев |